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Secrétaire IA

Secrétaire IA pour répondre aux appels entrants et prendre les rendez-vous

L’agent Qually décroche sur votre numéro, répond aux questions et inscrit le client au créneau qui lui convient. Vous recevez une fiche avec le résultat et l’enregistrement, et vos commerciaux ne sont plus dérangés par la routine.

Calculer le gain
420 msde pause avant la réponse
3 leadsofferts au démarrage
2 minde brief avec Qually
En bref

Qu’est-ce qu’une secrétaire IA ?

Une secrétaire IA est un agent vocal qui répond aux appels entrants à la place d’une personne. Elle salue au nom de l’entreprise, comprend la question, répond selon vos règles et prend rendez-vous pour le client. Le résumé de l’appel, avec l’enregistrement, arrive dans Telegram ou votre CRM : le commercial voit tout sans rappels inutiles.

Confier les appels entrants à un robot convient aux tâches répétitives qu’assure d’habitude une secrétaire ou un centre d’appels : prise de rendez-vous, confirmation de commandes, courtes enquêtes. Si c’est un nouveau client qui appelle, l’agent le qualifie et le transmet au commercial déjà chaud, avec sa fiche.

  • Répond sur votre numéro
  • Prend les rendez-vous selon votre planning
  • Confirme les commandes et mène des enquêtes NPS
  • Transmet les leads chauds au commercial avec leur fiche
Fonctionnalités

Que sait faire la secrétaire IA sur les appels entrants ?

Une secrétaire en ligne

Elle décroche, se présente au nom de l’entreprise et comprend pourquoi la personne appelle. Elle règle elle-même les questions simples.

Prise de rendez-vous

Elle propose des créneaux libres selon votre planning et enregistre le rendez-vous. Idéal pour tout service où le client vient à une heure fixée.

Confirmation de commande

Elle appelle le client après sa commande, vérifie les détails et l’horaire. Si quelque chose a changé, vous le voyez tout de suite dans la fiche.

Enquête NPS

Elle demande si le client vous recommanderait à ses proches et ce qu’il faudrait améliorer. Réponses et enregistrements sont conservés pour chaque client.

Une voix naturelle, sans blancs

La même voix que celle du robot d’appels sortants : réponse en moins d’une demi-seconde, pauses naturelles, et aucun flottement quand on l’interrompt.

Votre numéro et votre IPBX

L’agent fonctionne sur votre téléphonie, via votre IPBX ou votre opérateur SIP. Le numéro ne change pas pour vos clients.

Étape par étape

Comment confier les appels entrants à un robot ?

01

Brief avec Qually

En 2 minutes, expliquez qui vous appelle et pourquoi, quoi répondre et où noter les rendez-vous.

02

On assemble l’agent

Qually prépare le scénario, les réponses aux questions fréquentes et les règles de prise de rendez-vous. On écoute l’agent et on l’ajuste dans le studio d’appel.

03

On le branche sur votre numéro

L’agent prend la ligne via votre IPBX ou votre opérateur SIP. Le numéro reste le même.

04

Vous recevez les résultats

Chaque rendez-vous et chaque appel chaud arrivent sous forme de fiche dans Telegram ou votre CRM. Le soir, un récapitulatif de la journée.

Exemple

À quoi ressemble un échange avec la secrétaire IA ?

Le rendez-vous, avec la voiture, la prestation et l’horaire, part directement dans votre Telegram ou votre CRM.

Q
Secrétaire IA · appel entrant dans un garageappel en cours · enregistrement activé
QuallyGarage, bonjour ! Que puis-je faire pour vous ?
ClientJe voudrais prendre rendez-vous pour une vidange. Et j’ai quelque chose qui cogne à l’avant.
QuallyJe vous inscris et je demande au mécanicien de regarder ce bruit. Quelle voiture avez-vous ?
ClientUne Kia Rio de 2016.
QuallyJ’ai un créneau jeudi matin ou samedi après-midi. Qu’est-ce qui vous arrange ?
ClientSamedi, alors.
QuallyC’est noté pour samedi après-midi : vidange et contrôle du bruit à l’avant. À samedi !
Prix

Combien coûte une secrétaire IA ?

Comme partout chez Qually, vous payez le résultat : un client chaud qui a pris rendez-vous ou formulé une demande claire. Les appels non ciblés ne sont pas facturés, les 3 premiers leads sont offerts. Pour des appels de service, comme la confirmation de commandes ou une enquête NPS, Qually calcule les conditions dans le chat selon votre besoin.

Calculateur
Résultats

Quels résultats avons-nous déjà ?

Les agents Qually travaillent déjà sur la téléphonie de leurs clients : via leur IPBX, avec leur numéro et leur script. C’est le même montage qu’il faut pour les appels entrants. Plus de détails dans la rubrique études de cas.

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Des agents sur la téléphonie du client

2entreprises sur leur propre téléphonie
IPBX du clientet son numéro
En savoir plus sur ce cas →
FAQ

Questions fréquentes

Les clients vont-ils comprendre qu’un robot leur a répondu ?
La voix est naturelle, avec des pauses et des émotions, et la réponse arrive en moins d’une demi-seconde. Notre but n’est pas de tromper qui que ce soit : l’agent parle au nom de l’entreprise comme convenu au démarrage. Si la personne demande à parler à quelqu’un, l’agent transmet sa demande.
Que fait l’agent s’il ne connaît pas la réponse ?
Il dit honnêtement qu’il va se renseigner et promet le rappel d’un conseiller. La question et le contact vous arrivent aussitôt sous forme de fiche. Les questions fréquentes sont ensuite ajoutées à la base de connaissances de l’agent.
Peut-on garder notre numéro de téléphone ?
Oui. L’agent se connecte via votre IPBX ou votre opérateur SIP : Beeline, Sipuni, UIS, Novofon. Rien ne change pour vos clients.
Où arrivent les rendez-vous ?
Dans Telegram, Kommo, Bitrix24, Google Sheets ou par SMS. La fiche contient le nom, la demande, le créneau choisi et l’enregistrement mp3 de l’appel.
Peut-on confier à l’agent la confirmation des commandes ?
Oui. L’agent appelle après la commande, vérifie les détails et note la réponse. Si le client a changé d’avis ou veut modifier quelque chose, vous le verrez dans la fiche.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Le brief avec Qually prend 2 minutes. Ensuite, nous assemblons l’agent pour vos appels et le branchons sur votre numéro ; le délai exact dépend de votre téléphonie.
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Dites à Qually qui vous appelle et pourquoi : il assemblera l’agent adapté à vos appels.

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